​İşin Tanımı:

• İletişim ofisinin kontrolü ve koordinasyonundan sorumludur.,
• Misafirlerle iletişimi sağlar,
• Gerektiğinde şirket içinde ve şirket dışında protokol gereklerini yerine getirir,
• İkram ve protokol işlerini organize eder,
• Yöneticilere ait yurtiçi ve/veya yurtdışı seyahat organizasyonlarını, yapar,
• Dosyalama evrak kayıt ve dağıtım sistematiğini oluşturarak bölümün tüm dosyalama, işlemlerini gerçekleştirir ve buna bağlı olarak arşiv organizasyonunu etkin bir şekilde gerçekleştirir,
• Yurt içi ve yurt dışı kargo işlemlerini zamanında ve eksiksiz gerçekleştirir ve fatura işlerini takip eder,
• Yöneticiye ait dışarıda yapılması gereken işlerde şoför organizasyonunu sağlar,
• Onaya gelen evrakları aciliyet sırasına göre bir gün içinde ilgili bölümlere iade eder,
• Gelen telefonları hatta bekletmeden hatasız cevaplar ve ilgili kişilere yönlendirir,
• Büro malzeme ve teçhizatının istendiği anda hazır halde bulunmasını sağlar,
• Bölüm müdürleri tarafından verilen resmi yazıları ve gerekli takip tablolarının İşlenmesini yapar,
• Toplantı odasında toplantı olması halinde gerekli yardımda bulunur,
• İletişim ofisi ve toplantı salonunun genel temizliğini ve düzenini sağlar,
• Yönetim kurulu üyelerinin özel ve iş ajandasının tutulmasını, takibini ve yönetim kurulu üyelerinin sürekli bilgilendirilmesini sağlar,
• Yönetim kurulu üyelerini toplantı programının takip edilmesini ve gerekli müdahalelerin yapılmasını sağlar,
• Toplantı öncesinde yönetim kurulu üyelerinin toplantıya tam donanımlı girmesinin sağlar. Tüm bilgileri teyit eder,
• Toplantılara katılım ve toplantı sonrasında, alınan kararların delegasyonu ve takibi sonucunda yönetim kurulu üyelerine raporlanmasını sağlar,
• Yönetim kurulu üyelerinin bütün yazışmalarının takip edilmesi, gerektiğinde cevaplanmasını sağlar,
• Yurt dışından gelen üst düzey misafirlerin tüm seyahat ve konaklama organizasyonlarının yapılmasını ve takibini gerçekleştirir,
• Verilen projeler doğrultusunda araştırmalar yapılıp, sunumlar hazırlanmasını takip eder,
• Direk yönetim kurulu üyeleri ile çalışma gerçekleştirecek 3. Şahıslar ile olan ilişkilerin sağlanması ve tüm iletişiminin yönlendirilmesini sağlar,
• Tüm departmanlardan gelecek bilgilerin toplanarak yönetim kurulu Üyelerine sunulmasını sağlar,
• Yönetim kurulu tarafından gerçekleştirilecek departman bilgilendirilmelerinin yapılması konusunda destek olur,
• Yönetim kurulu üyelerinin ajanda ve randevularının takibini yapar,
• Yönetim kurutu üyelerinin kişisel masraflarını takip eder,
• Yönetim kurulu üyelerinin kontak bilgilerini güncel tutar,
• Bayram, yılbaşı ve özel günlerde şirket tebriklerinin hazırlanmasını ve onaylandıktan sonra yollanmasını sağlar.

Aranan Temel Nitelikler:

• Çok iyi derecede İngilizce bilen,
• Min. 5 yıl tecrübeli,
• Anadolu yakasında ikametgah eden,
• Esnek çalışma saatlerine uyumlu. 

İletişim Bilgileri:

Adres : Aydıntepe Mahallesi Güzin Sokak NO:1 Tuzla - İstanbul

Tel : 0216 447 49 01

E-Posta Adresi: ik@ada-shipyard.com

Görüşülecek Kişi : Boğatur Aybarakın

İŞKUR  İlan NO: 00004580517